Moni haluaisi vastaanottaa enemmän palautetta, mutta negatiivisen palautteen antaminen ja saaminen aiheuttaa päänvaivaa työpaikoilla. Pelkäämme suututtavamme toisiamme. Negatiivisen palautteen saaja alkaa usein puolustella omaa käytöstään ja lukitsee korvansa kehitysehdotuksilta.
Puolustautuminen ensireaktiona on normaalia. Mutta jos emme ole valmiita ottamaan vastaan rakentavaa kritiikkiä, emme voi kehittyä.
Puolustautumisen takana on luontainen halu säilyttää kasvot ja välttää nolatuksi tuleminen. Siksi palautteen saajalle täytyy antaa mahdollisuus kertoa oma näkemyksensä tilanteesta.
Tärkeintä negatiivisen palautteen vastaanottamisessa työpaikalla on muistaa suhtautua asiaan avoimen uteliaasti ja rauhallisesti hengittäen. Omat negatiiviset tunteet on hyvä tunnistaa, mutta niiden vallassa ei ole syytä toimia.
Puolustautuminen on usein ensireaktio, mutta palautteen antajan tulee saada sanottua asiansa ensin ilman keskeytyksiä. Sen jälkeen voi kysyä tarkentavia kysymyksiä palautteeseen liittyen ymmärtääkseen paremmin palautteen antajan näkemykset. On hyvä kiittää palautteen antajaa ja keskustella ratkaisuehdotuksista yhdessä.
Rakentava palaute on asiallista ja koskee työasioita. Siinä ei koskaan mennä henkilökohtaisuuksiin vaan idea on kehittää yhdessä ratkaisuehdotuksia eikä vain keskitytä toisen tekemiin virheisiin.
Toivon ettei kukaan saa enää hampurilaismalliin tungettua palautetta: kahden positiivisen palautteen väliin tungettua kritiikkiä, minkä vuoksi palautekeskustelu oikeasti käydään. Ne vaativat kaksi erillistä keskustelua. Positiivista palautetta ei voi antaa liikaa ja sen voi tehdä myös muiden kuullen. Rakentava ja korjaava palaute tulisi käydä kahden kesken ajan kanssa.
Pidä nämä mielessä vastaanottaessasi negatiivista palautetta
Työelämässä rakentavaa kritiikkiä pitää pystyä vastaanottamaan asiallisesti. Valitettavasti monet meistä reagoi palautteeseen heti puolustautumalla, koska se voi tuntua helpommalta kuin miettiä muutoksia omaan käytökseen.
Puolustuskannalle asettuminen voi estää kehittymästä. Se on meidän tapa suojella egoamme, kun meidän näkemyksiä kyseenalaistetaan tai tekojamme arvostellaan.
Vaikka puolustamme itseämme välillä kovin herkästi, se ei ole merkki huonoudesta. Taustalla voi olla monia erilaisia tekijöitä, kuten taipumus täydellisyyden tavoitteluun tai heikko itsetunto.
Saatamme myös ahdistua kritiikistä, koska ajattelemme, että jos olen tehnyt virheen, olen itse virheellinen. Näin ei kuitenkaan ole.
Näillä vinkeillä pääset tilanteessa jo pitkälle:
Vedä heti henkeä, älä keskeytä
Tässä ensimmäisessä vaiheessa voit estää negatiivisen ilmeen tai eleen syntymisen ja muistuttaa itseäsi pysymään rauhallisena ja avoimena. Hengitä syvään ja keskity muistamaan, että tilanne on hallussasi. Älä keskeytä tässä vaiheessa, vaan yritä ymmärtää toisen näkökulmaa.
Muista rakentavan palautteen hyödyt
Pyri aidosti kuuntelemaan, mitä toisella on sanottavana. Rakentavan palautteen tarkoituksena on ennen kaikkea auttaa sinua kehittymään, parantamaan taitojasi, työsi jälkeä ja pääsemään tavoitteisiin.
Kysy tarkentavia kysymyksiä
Palautteen antaja näkee käytöksessäsi toivomisen varaa. Kehittävä palaute ei ole hyökkäys henkilökohtaisesti sinua vastaan. Varmista, että ymmärrät, mitä käytöksessäsi kritisoidaan ja pyydä tarvittaessa muutama esimerkki.
Sisäistä annettu palaute ja kiitä
Mitä paremmin osaamme asettua toisen asemaan, sitä joustavampia meistä tulee ja sitä nopeammin haastavat tilanteet ovat voitettavissa. Meidän ei tarvitse olla asioista samaa mieltä, mutta toisen näkemyksen kunnioittaminen on avainasemassa. Kiitä saamastasi palautteesta vaikka näkisit asian eri tavalla. Pyrkikää ratkaisemaan tilanne samantien yhdessä.
Emme ole koskaan valmiita ja voimme aina oppia lisää itsestämme ja toisistamme.
Voisit tykätä: Haastavan asiakkaan kohtaaminen
Miten päästä yli huonosta palautteesta?
Jos palautteen saaminen tuntuu erityisen vaikealta, kannattaa miettiä omaa menneisyyttään: missä tilanteissa sai erityisen nöyryyttävää palautetta ja mitä tapahtui?
Jotkut tilanteet laukaisee vanhoja muistoja ja tunteita menneisyydestä. Palautteen saaminen voi tämän vuoksi olla hyvin tunneherkkä tapahtuma ja nostaa pinnalle kipeitä asioita.
Mitä sinulle sanottiin? Kirjoita tapahtuma ylös ja sen kirjaa jälkeen, mitä tunteita asia sinussa herättää. Voit huomata, että tunteesi liittyvät aivan eri asiaan kuin annettuun kritiikkiin.
Usein meillä on tapana ylitulkita muiden sanomisia ja nähdä sanojen takana merkityksiä ja motiiveja, jotka eivät välttämättä pidä paikkaansa.
Palautteen antajalta vaaditaan rohkeutta ottaa vaikea asia puheeksi. Vastaanottajalta vaaditaan puolestaan rohkeutta vastaanottaa rakentava palaute oppiakseen uutta ja kehittyäkseen.
Sinua voisi kiinnostaa: Milloin tarvitaan työnohjausta
Joka kolmas suomalainen loukkaantuu saamastaan kritiikistä
Tamperelaisen uutisoima kyselytutkimus oli liikkeenjohdon konsultointiyritys Talent Vectian toteuttaman tutkimus, jonka mukaan jopa yli 93% suomalaisista tarttuu mielellään uusiin haasteisiin työelämässä.
Samaan aikaan epäonnistumista pelätään: kolmannes vastaajista kertoi välttelevänsä tilanteita, joissa voi epäonnistua tai näyttää epäpätevältä muiden silmissä.
Tuoreen kyselyn mukaan joka kolmas suomalainen pelkää epäonnistumista työelämässä ja loukkaantuu siellä saamastaan kritiikistä.
Vastausten perusteella negatiivisen palautteen vastaanottaminen on vaikeaa. Kolmannes vastaajista kertoi loukkaantuneensa saamastaan kritiikistä. Omalla mukavuusalueella pysytään mielellään, sillä tutkimuksen mukaan kaksi kolmesta työskentelee mieluiten itselle tuttujen asioiden parissa.
Vuorovaikutusosaamisen dosentin, sosiaalipsykologin ja Itä-Suomen yliopiston yliopistonlehtorin Kaarina Mönkkösen mukaan negatiiviset asiat puetaan usein kauniisiin sanoihin. Hänen mukaan myös käsitteiden taakse on helppo piiloutua.
Aidon negatiivisen palautteen antaminen on haastavaa ja vaatii erinomaisia vuorovaikutustaitoja.
”Negatiivisen palautteen tulee aina perustua olemassa oleviin faktoihin, kuten asiakaspalautteeseen. Kollegoiden epämääräisten vihjailujen perusteella ei pidä lähteä antamaan palautetta.” Kaarina Mönkkönen, vuorovaikutusosaamisen dosentti
Mönkkönen ymmärtää, että negatiivisen palautteen saaminen tuntuu pahalta silloinkin, kun se on kerrottu ystävällisesti. Negatiivinen palaute saattaa kohdistua vahvasti työidentiteettiin ja omaan persoonaan.
”Olemme herkkiä itseämme kohtaan tulevasta kritiikistä. Siinä ei tarvitsekaan olla paksunahkainen. Olemme inhimillisesti kokevia ihmisiä.” Kaarina Mönkkönen, vuorovaikutusosaamisen dosentti.
Miksi palautteen antaminen on tärkeää
Työterveyslaitoksen tutkimusprofessori Jari Hakanen muistuttaa, että jos työntekijän työpanosta ei koskaan huomioida, työuupumuksen ja kuormittumisen riski lisääntyvät. Työntekijälle tulee epävarmuuden tunne, onko lainkaan kaivattu henkilö työpaikalla, tarvitaanko häntä ja onko aivan näkymätön.
Työkaverin tsemppaaminen ja kiittäminen kuuluvat myös työkavereille. Kiitosten ja kehujen antamisessa ei ole ylärajaa. Se ei ole minulta pois tai oma arvoni ei alene, jos kehun työkaveria. Pentti Sydänmaanlakka
Johtamisen asiantuntija, tutkija, konsultti ja tietokirjailija Pentti Sydänmaanlakka kokee palautekulttuurimme olevan niukkaa. Työpaikoilla palautetta pitäisi antaa ylhäältä alas, alhaalta ylös ja myös horisontaalisti. Suomalaisessa työyhteisössä säästellään sanoja, olipa kyse kiitoksesta tai korjaavasta palautteesta. Hän muistuttaa kyseessä olevan yksi työelämän vaikeimmista asioista.
Miten palautetta tulisi antaa
On aina hyvä idea antaa kriittinen palaute yksityisesti eikä koko työyhteisön läsnä ollessa. Silloin palaute menee varmemmin perille ja on helpompaa keskittyä asiaan eikä palautteen aiheuttamiin tunteisiin. Korjaava palaute pitäisi myös välittömästi, eikä siirtää hamaan tulevaisuuteen.
Puolestaan positiivisen palautteen saaminen julkisesti tuntuu yleensä hyvältä eikä sitä kannattaa jättää vain kahdenkeskisiin keskusteluihin.
Mitä on häiritsevä palaute
Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan vuosina 2015 ja 2017 toteuttama, tutkijoille suunnattu, häirintää asiantuntijatyössä kartoittanut verkkokysely tuotti tietoa tutkijoiden kohtaamasta palautteesta heidän esiintyessään asiantuntijoina julkisuudessa:
Häiritsevää palaute on sisällöltään tai ilmaisultaan loukkaavaa, uhkaavaa tai aiheuttaa saajalleen kohtuutonta pahaa mieltä ja ahdistusta.
Häiritsevä palaute voi olla suullista, kirjallista ja fyysistä tai sisältää fyysisen uhkauksen. Se voi kohdistua myös asiantuntijan lähipiiriin tai omaisuuteen.
Häiritsevän palautteen käsittely vaatii yksilöltä voimia. Palaute voi kouraista ammatillisuutta hyvinkin syvältä ja joskus se saattaa pakottaa palautteensaajan ja hänen työyhteisönsä päivittämään ammatilliset identiteettinsä.
Jotta usko omaan ammattitaitoon ja oman asiantuntijuuden arvostus säilyvät myös häirintätapauksissa, on hyvä sanoittaa palautteen herättämät tunteet ja reaktiot. Tulisi myös pohtia, sisältyykö palautteeseen jokin todellinenkin sanoma mahdollisesti loukkaavan ulkoasun, esimerkiksi alatyylisen kielenkäytön takana.
Näihin tilanteisiin jokaisessa työyhteisössä tulisi olla omat toimintamenetelmät.
Suosittelen myös:
Työpaikkakiusaaminen on henkistä väkivaltaa
Onko sinulla hyvä ja toimiva työyhteisö
Milloin työstressi muuttuu haitalliseksi